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この記事では

SharePointをデータ保管場所として使用しているアプリは？
SharePointのデータが削除されるとどうなるのか？
SharePointにおける標準的なMicrosoft 365保持ポリシー
保持ポリシーと保持ラベル
eDiscoveryホールドの使用
バージョン管理
サードパーティ製バックアップソリューション

システム管理者のためのSharePointデータ保持完全ガイド

27 Oct 2021

読了時間：8分

SharePointは、フォーチュン500企業の85％を含む2億人以上の月間アクティブユーザーを持つ、ウェブベースのコラボレーションおよびドキュメント管理ソリューションです（出典：Microsoft）。SharePointは主に、他のMicrosoft 365アプリのデータ保管場所として、また組織全体に情報伝達のために使用されています。

多くの企業がSharePointを導入すると言うことは、さまざまな理由によるデータ損失リスクが高まっていることでもあります。Microsoftは、データのバックアップに責任を負わないため、システム管理者はビジネス上のデータが常に利用可能にするためにSharePointのデータを保持する責任があります。

本記事では、システム管理者がSharePointのデータを保持するためのさまざまな方法を紹介します。

SharePointをデータ保管場所として使用しているアプリは？

OneDriveとSharePointは同じデザインと機能を持っています。OneDriveは個人用ストレージであり、SharePointは他者との共同作業や、組織内の全員が閲覧できるファイルを公開するために使用されます。SharePointとOneDriveは、Microsoft Word、Excel、PowerPoint、OneNoteの編集、最大100GBのファイルサイズ、共同作業、バージョン履歴、ファイル共有（内部と外部の両方）、モバイルデバイスへのアクセス、コンピューターや携帯電話へのファイル同期など、同じ機能をサポートしています。

OneDriveは、ユーザーだけのためのSharePointドキュメントライブラリと考えることができます。OneDriveはSharePoint内に含まれているため、両アプリケーションの保持ポリシーは同じです。したがって、この記事で言及されているすべての方法はOneDriveにも適用されます。

詳細は、OneDriveとSharePointの違いについてをご覧ください。

Excel、Word、PowerPoint、OneNote、Sway、Planner、Visio、Whiteboards、Yammer などの Microsoft 365 クラウドアプリケーションは、データの保存場所としてSharePoint を使用します。SharePointと統合されたサードパーティ製アプリケーションのデータも SharePointに保存されます。さらに、サイト、Wiki、Teamsで作成されたファイル、会議の記録などのTeamsデータも、SharePoint Onlineに保存されます。

SharePointのデータが削除されるとどうなるのか？

下図は、SharePoint のデフォルトのデータ保持ステップと、特定の時間枠内でユーザーや管理者がデータを復元する方法を示した図です。

1. SharePointにおける標準的なMicrosoft 365保持ポリシー

SharePoint Onlineサイトからアイテムが削除されると、そのアイテムはサイトのごみ箱（または第1段階のごみ箱）に移動されます。そこから削除されない限り、93日間保持されます。もしサイトのごみ箱から削除された場合、そのアイテムはサイトコレクションのごみ箱（または第2段階のごみ箱）に移動し、残りの93日間そこに留まります。アイテムがサイトコレクションのごみ箱から削除されるか、または保持期間（93日間）を超えると、そのアイテムは永久に削除されます。

注意：保持期間はアイテムが最初に削除された時点から始まり、削除されたアイテムが第1段階のごみ箱から第2段階のごみ箱に移動しても変わりません。

サイトコレクションのごみ箱（第2段階のごみ箱）からデータを削除した後も、SharePoint Onlineは全てのコンテンツのバックアップをさらに14日間保持します。管理者はこの期間内にMicrosoftサポートチームに連絡し、削除されたデータの復旧を依頼することができます。

2. 保持ポリシーと保持ラベル

SharePointとOneDriveに保存されたファイルは、保持ポリシーまたは保持ラベルが適用されている場合に保持することができます。これらは、データの種類やビジネス要件に応じて、一緒にまたは別々に使用することができます。保持ポリシーは、サイトやメールボックスレベルでコンテンツに同じ保持設定を割り当てるために使用されます。保持ラベルは、アイテムレベル（特定のドキュメント、ファイル、またはメール）に保持設定を割り当てるために使用されます。

保持ポリシーとラベルを使用するタイミング、作成方法、それぞれの違いについてはこちらをご覧ください。

2.1 データ保持の原則とは何か？

複数の保持ポリシーが同じコンテンツに適用されることがあります。各ポリシーには、保持アクションと削除アクションが1つずつあります。コンテンツに複数の保持設定が適用される場合、どちらが優先されるかを知ることが重要です。

ここでは、データ保持の4つの原則を紹介します：

保持は常に永久削除よりも優先される
最も長い保持期間が優先される
保持ラベルの削除アクションは、保持ポリシーの削除アクションより優先される
最も短い削除期間が優先される

これらの原則についての詳細はこちらをご覧ください。

2.2 保持ポリシーとラベルの保管ロック

保管ロックは、グローバル管理者を含む全員が保持ポリシーまたは保持ラベルを削除したり、無効にしたりすることを制限するために使用されます。保管ロックは規制要件に基づいており、悪質な管理者による問題から保護するのに役立ちます。

保持ポリシーがロックされた場合：

誰もそれを無効にしたり削除したりすることはできません
場所は追加できますが、削除はできません
保持期間を延長することはできますが、短縮することはできません

保持ラベルがロックされた場合：

誰もそれを無効にしたり削除したりすることはできません
場所は追加できますが、削除はできません
ラベルは追加できますが、削除はできません

要約すると、ロックされたポリシーは追加または延長できますが、短縮させたりオフにすることはできません。

保持ポリシーをロックする方法を知りたい場合は、こちらをご覧ください。

3. eDiscoveryホールドの使用

Microsoft 365の電子情報開示（eDiscovery）ツールは、Exchange Online、OneDrive、SharePoint Online、Teams、Microsoft 365グループ、Yammer内のコンテンツを検索し、エクスポートするために使用されます。訴訟目的でMicrosoft 365アプリケーション上のデータを保持するためのeDiscoveryホールドを作成することができます。

eDiscoveryホールドを作成する方法を知るには、こちらをご覧ください。

4. バージョン管理

バージョン管理を利用すると、SharePointリストのアイテムやライブラリのドキュメントを、ユーザーによって編集される前の状態、または以前の状態に復旧することができます。バージョン管理は、変更された全ての履歴を日付、時間、そして変更を行ったユーザーの詳細と共に作成します。関連する権限を持つエンドユーザーは、ドキュメントのバージョンを表示、削除、復旧することができます。

4.1 SharePointでバージョン管理を有効にする方法

ステップ1：バージョン管理を有効にしたいライブラリに移動します。
ステップ2：設定アイコンをクリックし、「ライブラリの設定」を選択します。

ステップ3：「バージョン設定」をクリックします。

ステップ4：設定を構成し、「OK」をクリックします。

4.2 ドキュメントバージョンにおける保持の仕組み

ドキュメントにバージョンが存在し、その内容を保持するために保持設定が適用される場合、異なるバージョンのドキュメントは、アイテム保管ライブラリに別々のアイテムとしてコピーされます。

保持設定が保持期間の終了時にアイテムを削除するように構成されている場合：

保持期間がオリジナルのドキュメントが作成時に基づいて設定されている場合、オリジナルのドキュメントとそのバージョンは同時に削除されます。
保持期間がコンテンツの最終更新日に基づいて設定されている場合、オリジナルのドキュメントとそのバージョンはそれぞれ独立して削除されます。

保持アクションがドキュメントを削除である場合、アイテム保管ライブラリに含まれていない全てのバージョンは、現在のバージョンに従って同時に削除されます。

5. サードパーティ製バックアップソリューション

Microsoftが提供するネイティブ設定はデータ保持に役には立ちますが、バックアップソリューションとしては機能しません。Microsoftはあなたのデータのバックアップに責任は負わず、バックアップにはサードパーティ製のアプリケーションを使用することを推奨しています。以下はMicrosoftのサービス契約（セクション6.b）からの引用です。

マイクロソフトは、本サービスの稼動状態を維持するよう取り組んでいますが、すべてのオンラインサービスには中断および停止が時折発生します。マイクロソフトは、結果としてお客様に生じることがある中断または損失について一切責任を負いません。停止が発生した場合、お客様は、保存しているお客様のコンテンツまたは本データの取得ができなくなることがあります。本サービスに保存しているお客様のコンテンツおよび本データは、定期的にバックアップするか、第三者のアプリおよびサービスを使用して保存することをお勧めします。

5.1 なぜサードパーティ製のバックアップソリューションが必要なのか？

ネイティブ保持設定の限界：Microsoftが提供するネイティブの保持設定は、効果的なデータバックアップやリカバリーオプションとして機能しません。サードパーティのバックアップソリューションを持つことで、データ損失事故が発生した際にデータを守ることができます。
簡単な復旧： SysCloudのようなサードパーティのツールは、わずか数クリックで特定のファイルや全てのファイルを簡単に復旧するのに役立ちます。
ライセンスコストの節約：サードパーティ製のソリューションを使用することで、従業員の退職やアカウントの削除後も組織データの安全なコピーを保持することができ、結果としてライセンスコストを節約することができます。
高速バックアップ：大規模なチームであっても、より速いバックアップを取ることができます。
ランサムウェアおよびフィッシング攻撃からの保護：SysCloudのようなサードパーティのアプリケーションは、ランサムウェアやフィッシング攻撃からデータを守るために、安全なバックアップのスナップショットを自動的に識別し、影響を受けたファイルを復旧します。

5.2 SysCloudがSharePoint Onlineに高度なデータ保持および復旧オプションを提供する方法

SysCloudの高度なデータ保持および復旧機能により、次のことが可能になります。

わずか数クリックで特定のサイトや全てのサイトをユーザーアカウントに戻し、インポートやエクスポートの手間を省きます。
すべての共有権限とフォルダ構造をそのままに、データを以前の場所に直接復旧します。
データを別のユーザーのアカウントに復旧します。
迅速なリカバリのため、従業員が自分のファイルを復旧できるようにします。
バックアップ、復旧、使用状況レポートの状態に関して定期的にレポートを受け取ることができます。
期間無制限の保持ルールを定義します。
詳細検索機能を使用して、バックアップアーカイブ内のSharePointデータを見つけて復旧します。
エンドユーザーが、失われたデータを復旧したり、エクスポートしたりするためのセルフサービスオプションを有効にします。

5.3 SysCloudとSharePointのネイティブ保持比較一覧

機能	SysCloud	標準機能
無期限のパブリックサイト復旧	✔️	×
フォルダ構造を保持して任意のファイルを復旧	✔️	×
以前のバージョンを自動的に復旧	✔️	×
もっと見る

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