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この記事では

OneDriveのデフォルトのデータ保持ポリシー
Microsoft 365のOneDriveにおけるデフォルトの保持ポリシーの制限
標準のデータ保持機能
OneDriveデータを保持するための保持ポリシー
Microsoft eDiscovery（電子情報開示）でOneDriveのデータを保持する
標準のデータ保持に関する制限事項
サードパーティ製バックアップソリューションを使用したOneDriveのデータ保持

OneDrive for Businessのデータ保持に関するガイド

13 Dec 2021

読了時間：約6分

OneDrive for Business（以下、OneDrive）は、Microsoft 365の生産性向上バンドルの一部として提供されるクラウドストレージプラットフォームです。アメリカとヨーロッパの組織の51%以上が重要なビジネス情報の保存に利用しているため、OneDriveに対するデータセキュリティはこれまで以上に重要になってきています。

本記事では、IT管理者がOneDriveのデータを保持するために利用できるさまざまな方法について説明します。

OneDriveのデフォルトのデータ保持ポリシー

OneDriveで削除されたファイルは、第1段階および第2段階のごみ箱で合計93日間利用可能です。ユーザーは第1段階のごみ箱から削除されたファイルを復旧することができ、管理者は第2段階のごみ箱にアクセスしてファイルを復旧することができます。93日間の期間内に第1段階のごみ箱からファイルが削除された場合、残りの期間については直接第2段階のごみ箱に移動します。以下は、OneDriveのファイルが削除されてから復旧されるまでの流れを示す図です。

Microsoft 365のOneDriveにおけるデフォルトの保持ポリシーの制限

OneDriveにデフォルトで保持されるデータは、Microsoft 365で利用可能な総ストレージ容量にカウントされます。上限を超えた場合、企業は追加のストレージスペースを購入する必要があります。
OneDriveから削除されたファイルは、保持期間が終了すると完全に削除されます。

OneDriveデータの保持方法

OneDriveのデータをデフォルトの保持期間を超えて確実に保持するために使用できる保持ツールがいくつかあります。保持ルールやeDiscovery機能などのネイティブな保持方法、およびサードパーティのバックアップツールは、企業がOneDriveデータを保持するために使用できる上位3つの方法です。

OneDriveは個人用のファイルストレージであり、SharePointは共同作業用のストレージプラットフォームです。しかし、この2つのサービスは基本機能を共有しておりデザインも類似しています。したがって、ここに記載されている保持方法はSharePointサイトにも適用されます。SharePointの保持について詳しくは、こちらをご覧ください。

標準のデータ保持機能

特定のMicrosoft 365ライセンスを使用すると、保持ポリシー設定、CoreおよびAdvanced eDiscovery機能などのネイティブな保持方法にアクセスし、既定の保持期間を超えて OneDriveデータを確実に保持することができます。

OneDriveデータを保持するための保持ポリシー

保持ポリシーとは、組織のデータをどの程度の期間保持し、いつ消去するかを定めるルールです。Microsoft 365では、企業が一定期間データを保持するためのポリシーを設定したり、特定の期間が経過した後にデータを削除するためのポリシーを設定することができます。これらのポリシーは、企業が必要とする期間、重要なビジネスデータを保持するために利用することができます。

保持ポリシーを使用するためのライセンス要件

以下のライセンスを持つ組織は、OneDriveのデータを保持するための保持ポリシーを設定することができます。

Microsoft 365 E5/G5/A5/E3/G3/A3

Office 365 E5/G5/A5/E3/G3/A3/F3/E1/G1

OneDriveのファイルを保持するための保持ルールを設定する方法

注意：保持ポリシーを作成および設定するには、グローバル管理者またはコンプライアンス管理者の権限が必要です。

OneDriveのファイルを保持するためのルールを設定するには、以下の手順に沿ってください。

ステップ1：Microsoft Purviewコンプライアンスポータルを開き、「データライフサイクル管理」に移動します。

ステップ2：「アイテム保持ポリシー」を選択し、「+新しいアイテム保持ポリシー」をクリックします。

ステップ3：保持ポリシーに名前を付け、必要な保持ポリシーの種類を選択します。
ステップ4：保持場所として「OneDriveアカウント」を選択します。管理者は、「含まれる」または「除外」設定で特定のアカウントを選択することができます。

ステップ 5：保持期間を選択します。管理者は、選択したOneDriveアカウントのデータを任意の期間または無期限で保持することができます。

ステップ6：設定内容をチェックし、「送信」をクリックします。

保持ポリシーが作成された後、有効になるまでには少なくとも24時間かかります。

保持ポリシーが適用された後にOneDriveのデータが削除された場合

下図は、保持ポリシーが適用された後にOneDriveのファイルが削除された場合の流れを示しています。

Microsoft eDiscovery（電子情報開示）でOneDriveのデータを保持する

eDiscoveryとは、法的な訴訟において証拠として提出可能な重要なビジネスデータを検索、収集、分析、提示するプロセスを指します。Microsoft 365では、組織が必要なデータを収集し保持するための2つのeDiscoveryツール（Core eDiscoveryおよびAdvanced eDiscovery）を提供しています。Core eDiscoveryケースを使用することで、組織はコンテンツ検索を実行し、OneDriveデータを無期限に保持するためのホールドをかけることができます。

Advanced eDiscoveryケースを使用すると、組織はOneDriveのデータを収集、レビュー、分析、エクスポートすることが可能です。

eDiscoveryについての詳細は、こちらをご覧ください。

OneDriveのデータを保全するためのeDiscoveryへのアクセスに必要なライセンス要件

Core eDiscovery機能にアクセスするには、Microsoft E3ライセンスが必要です。Microsoft E5ライセンスを使用している企業は、Core eDiscoveryおよびAdvanced eDiscoveryの両方にアクセスできます。

OneDriveのファイルを保持するためにeDiscoveryホールドを有効にする方法

ステップ 1：Microsoft Purviewコンプライアンスポータルへアクセスします。

注意：Microsoft Purviewコンプライアンスポータルにアクセスするには、グローバル管理者またはコンプライアンス管理者のアカウントでログインする必要があります。

ステップ2：左側の「電子情報開示（eDiscovery）」-「標準（Core eDiscovery）」へ移動します。

ステップ4：「+ケースを作成」をクリックしてケースを作成します。
ステップ5：ケース名をクリックし、上部メニューの「保留リスト」に移動します。次に、「+作成」をクリックします。

ステップ6：保留リストに名前を付け、必要に応じて説明を追加してください。
ステップ 7：SharePointサイトの隣にあるトグルボタンをオンにします（OneDriveアカウントはSharePointサイトに含まれています）。
ステップ 8：特定のOneDriveアカウントにホールドを設定するには、「サイトを選択」をクリックします。管理者はOneDriveサイトのURLリストから選択するか、特定のOneDriveアカウントのURLを手動で追加することができます。

ステップ9：クエリ（キーワード）を追加します。
ステップ10：設定を確認し、「送信」をクリックしてください。

Microsoft 365における保持ポリシーとeDiscoveryホールドの違いについて詳しくは、こちらをご覧ください。

標準のデータ保持に関する制限事項

保持ポリシーおよびeDiscovery機能は、E3およびE5ライセンスでのみ利用可能です。
保持ポリシーを使用して保持されたOneDriveデータが変更や削除された場合、データのコピーはアイテム保管ライブラリに移動します。アイテム保管ライブラリのストレージは、総ストレージ容量にカウントされ、保持を使用する際には追加のストレージを購入する必要があります。以下は、アイテム保管ライブラリを使用する際のストレージの影響についてMicrosoftが強調している注意点です。

サードパーティ製のバックアップツールとは異なり、標準の保持機能には自動復旧機能は付属していません。データ損失イベントが発生した場合、管理者はデータをエクスポートして手動で復旧することしかできません。また、Microsoft eDiscoveryには、新しく追加されたユーザーのデータを自動的に保護する自動登録機能がありません。
削除されたユーザーやアカウントが停止されたユーザーのデータを保持するためには、組織はライセンス費用を継続して支払う必要があります。
eDiscoveryを使用して保持されたOneDriveのデータは、ユーザーがアクセスできなくなります。ホールドが適用されている間、ユーザーはOneDriveのデータを変更したり、作業を行うことができません。

サードパーティ製バックアップソリューションを使用したOneDriveのデータ保持

SysCloudのようなサードパーティ製バックアップソリューションは、企業がOneDriveのデータを簡単にバックアップすることができます。SysCloudを使用すればOneDriveのデータを自動的にバックアップし、管理者がいつでもバックアップアーカイブからデータを復旧できるようになります。

SysCloudの詳細については、こちらをご覧ください。

なぜ、企業がOneDriveのデータを保護するためにサードパーティ製のバックアップソリューションを利用すべきなのかについては、こちらをご覧ください。

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