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この記事では

Microsoft 365の保持ポリシーとは？
保持ポリシーはどこに適用できるのか？
MicrosoftにおけるeDiscoveryとは？
eDiscoveryと保持ポリシーの比較表
保持ポリシー適用後に削除されたデータはどうなるのか？

Microsoft 365の電子情報開示（eDiscovery）と保持ポリシーとの比較

26 Oct 2021

読了時間：6分

Microsoft 365が提供する、2つのネイティブデータ保持機能である電子情報開示（eDiscovery）ホールドと保持ポリシー。いずれの機能もデータを保持することができますが、全く異なる目的で使用されます。

本記事では、Microsoft 365における保持ポリシーがeDiscoveryホールドとどのように異なるのかを詳しく解説します。

1. Microsoft 365の保持ポリシーとは？

Microsoft 365の保持ポリシーとは、ビジネス情報を管理し、業界関連のデータ保持要件に準拠し、データ損失事故を防ぐために作成可能なルールです。さらに、保持ポリシーは不要なファイルを簡単に削除することによって、ストレージコストを最小限に抑えるのに役立ちます。

管理者はコンプライアンスポータルで保持ポリシーを設定でき、コンテンツを保持するか、削除するか、または、一定期間保持した後に削除するかを決定した後、特定のデータの場所に適用することができます。

1.1. 保持ポリシーはどこに適用できるのか？

Microsoft 365の保持ポリシーは、コンテナーレベルで適用することができ、以下の場所に対して設定することが可能です：

SharePointのサイト

Exchangeのメールボックス

OneDriveのフォルダー

Yammer

Microsoft 365グループ

Teamsのチャネル、および1対1のメッセージやメディア（それぞれSharePointのサイトやOneDriveのフォルダーに保存されます）

Skype for Businessのメッセージ

これらのエリアに保持ポリシーを適用することで、企業はコンプライアンス要件を満たし、重要なビジネスデータの保護とアクセスを管理することができます。

2. MicrosoftにおけるeDiscoveryとは？

Microsoft 365は、法的手続きで証拠として提出するために、電子的に保存された情報（ESI）を特定、保存、およびエクスポートするのを支援するためのネイティブeDiscoveryツールを提供しています。

管理者はコンプライアンスポータルにアクセスして、Exchangeメールボックスやパブリックフォルダー、SharePointサイト、Yammerなどに保存されている特定のコンテンツを、検索、特定、エクスポート、保存、タグ付け、分析、および選別することができます。さらに、eDiscoveryホールド機能を使用すると、管理者はMicrosoftサービスに保存されているデータを保持することができます。

eDiscoveryの詳細については、こちらをご覧ください。

※ Microsoft 365の日本語サイトでは、

Core eDiscoveryを「電子情報開示（Standardもしくは標準）」、Advanced eDiscoveryを「電子情報開示（Premiumもしくはプレミアム）」と表示しています。

プロからのアドバイス

eDiscovery ホールドや、ビジネス情報を保護するために設定された保持ポリシーは、定期的に管理する必要があります。SysCloud を使用することで、組織はMicrosoft 365のデータを自動的にバックアップでき、データはいつでも復元可能になります。

3. eDiscovery vs 保持ポリシー

以下の図は、Microsoft 365におけるeDiscoveryと保持ポリシーの基本的な違いをまとめたものです。

3.1. eDiscoveryと保持ポリシーの比較表

eDiscoveryとeDiscoveryホールド	保持ポリシー
種類
Microsoft 365上のeDiscoveryには2種類あります。Core eDiscoveryとAdvanced eDiscoveryです。Core eDiscoveryはコンテンツ検索の機能を拡張し、管理者が特定のコンテンツの場所に訴訟ホールドを適用できるようにするのに対し、Advanced eDiscoveryはコンテンツ検索の結果を分析、レビュー、タグ付け、選別する追加機能がサポートされています。	有効にできる保持ポリシーは2種類あります。特定の日付までコンテンツを保持するポリシー特定の日付後にコンテンツを削除するポリシー
利用事例
eDiscoveryホールドは、法的またはコンプライアンスの目的でデータを保全するためにコンテンツの場所に設定されます。eDiscoveryとは、法的手続きにおいて証拠として提示される電子的に保存された情報を特定し、収集するプロセスです。	Microsoft 365をストレージとして利用している組織には、大量のデータが保存されています。これらの組織は特定の保持ポリシーを使用して、重要な情報が安全であることを確保し、不要な情報が削除されるようにすることができます。
対象サービス
eDiscoveryホールドを適用できるコンテンツの場所には、SharePointのサイト、Exchangeのメールボックスおよび公開フォルダー、OneDrive for Business、Microsoft 365グループ、Yammerがあります（Teamsの1対1チャットメッセージとファイルはOneDriveに含まれます。TeamsのチャネルメッセージとファイルはSharePointのサイトに含まれます）。	保持ポリシーは、以下のアプリケーションと場所に適用可能です： Exchangeのメール SharePointのサイト OneDriveアカウント Microsoft 365グループ Skype for Business Exchangeの公開フォルダー Teamsチャネルメッセージ Teamsチャット Teamsプライベートチャネルメッセージ Yammerコミュニティメッセージ Yammerユーザーメッセージ
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4. 保持ポリシー適用後に削除されたデータはどうなるのか？

以下は、削除された時点から、アイテム保管ライブラリ、またはサードパーティ製のバックアップツールを使用して復元するまでのファイルの移動を示す図です。

上の図は、保持ポリシー適用後にファイルが削除された場合の一般的なワークフローを示していますが、SharePointとTeamsの場合は、動作が少し異ります。

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