HubSpotのコンタクトをエクスポートする方法

29 Mar 2022

読了時間：約5分

執筆者：アンジュ・ジョージ

HubSpot（ハブスポット）は、マーケティング、セールス、サービス、オペレーション、ウェブサイト管理などの製品を含む、あらゆる成長段階において顧客のビジネスニーズに応えることができる先進的な顧客関係管理（CRM）プラットフォームです。HubSpotは、120カ国以上にわたる135,000社を超えるお客様に利用されており、CRMソフトウェアを通じて顧客を獲得し、関係を築き、満足させています。

HubSpotはセキュアなプラットフォームであるにも関わらず、ヒューマンエラーによるデータ損失を避けることはできません。また、HubSpotはお客様のデータをバックアップする責任を負いません。以下は、HubSpotの利用規約（セクション10.3）からの抜粋です。

いずれの当事者またはその関係会社も、間接的、付随的、懲罰的もしくは結果的損害賠償、または本契約に起因もしくは関連する利益、収益、データもしくは事業機会の損失について、いかなる状況においても、法律で認められる範囲で、契約または違法行為のいずれに基づく行為か、およびいかなる責任の理論に基づくかによらず、一切の責任を負わないものとします。

HubSpotには企業にとって重要なデータが多く蓄積されているため、IT管理者は組織のHubSpotデータを定期的にバックアップし、データが常に利用可能な状態にしておく責任があります。HubSpotはごみ箱機能とデータエクスポート機能を除いて、バックアップ機能を標準搭載していないことに注意しなければなりません。

本記事では、HubSpotのコンタクトデータをエクスポートする方法について、標準のエクスポート機能およびサードパーティアプリを使った方法について解説します。また、なぜこれらの方法がHubSpotのバックアップの代替として使用されるべきではないのかについても解説します。

1. HubSpotのエクスポート機能を使用してコンタクトをエクスポートする方法

注意：すべてのコンタクトをエクスポートすると、メール配信を解除したユーザーも含まれます。これらを除外するには、「全てのEメール配信停止済み」コンタクトプロパティーを「true」としてください。

HubSpotでコンタクトデータをエクスポートするには、以下の手順に沿ってください。

ステップ1：HubSpotアカウントにログインし、「CRM」-「コンタクト」へ進みます。

ステップ2：全てのコンタクトレコードをエクスポートしたい場合は、「すべてのコンタクト」タブを表示していることを確認してください。既存のカスタムビュー内のレコードのみをエクスポートしたい場合は、「全てのビュー」をクリックし、必要なビュー名を選択してください。

ステップ3：エクスポートしたいビューを選択したら、右上にあるボタンをクリックして「ビューをエクスポート」をクリックします。

ステップ4：ポップアップダイアログで、エクスポートするレコードのファイル形式、エクスポートに含めるプロパティ、複数のメールアドレスを持つコンタクトのすべてのメールアドレスを含めるかどうか、ファイルの先頭に表示する言語を選択します。

注意：XLSファイル形式を選択した場合は、65,000行までの制限があります。65,000件を超えるレコードをエクスポートする場合は、別のファイル形式を選択する必要があります。

ステップ5：「エクスポート」をクリックします。エクスポートファイルのダウンロードリンクが記載されたメールが送信されます。

注意：

すべてのファイルをエクスポートするためのダウンロードリンクは、30日後に期限切れとなります。

記録されたエンゲージメントはアプリ内でエクスポートすることはできません。

2. HubSpot標準のエクスポート機能をバックアップソリューションとして使用する際の制限事項

HubSpotのデータが更新されるたびに手動でレコードをエクスポートする必要があるため、非常に面倒で工数が掛かります。
エクスポート機能では、レコードとそのプロパティのみがエクスポートされます。復旧の際には、オブジェクトの関連付けは復旧されません。
HubSpot標準のエクスポート機能はバックアップを作成するのに役立ちますが、データの復旧に関しては充分とは言えません。エクスポートしたデータからHubSpotに復旧するには、手作業で重複排除、スプレッドシートの使用が必要となり、相当な工数が掛かります。
HubSpot標準のエクスポート機能では、削除、変更されたりしたデータとそうでないデータを簡単に比較することはできません。
エクスポートされたファイルはパソコン上に保存されることが多く、ITセキュリティ上のリスクが生じる可能性があります。
バックアップデータの保管、保護、管理にかかる費用は事業者の負担となります。管理者はすべてのデータセキュリティとコンプライアンス違反のリスクに責任を負うことになります。

3. サードパーティツールを使用してHubSpotのコンタクトデータをエクスポートする方法

SysCloudのようなサードパーティ製のクラウドバックアップソリューションを利用することで、管理者はSales Hub、Marketing Hub、Service Hub、CMSの重要なオブジェクトを簡単にバックアップするだけでなく、HubSpotのオブジェクトやレコードを.csv、.xls、.xlsx、.png、.jpegファイルとしてエクスポートしたり、即時にダウンロードすることが可能になります。

管理者はHubSpotのデータ変更を容易に追跡し、すべてのオブジェクト関係が保持された状態で任意の時点のバックアップスナップショットから復旧作業が行えます。また、SysCloudはバックアップしたHubSpotのデータ内からランサムウェアファイル、フィッシング詐欺、コンプライアンス問題を特定することもできます。