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この記事では
Google Vaultとは何か、Vaultのデータ保持ルール、ホールド、ライセンス要件等の詳細については、「Google Vaultの基礎知識」をご覧ください。
注意:カスタム保持ルールが適用される場合は、デフォルトの保持ルールよりも優先されます。
VaultでGoogleグループの保持ルールを設定する前に注意すべき点
ステップ1:Google Vault.にログインします。
ステップ2:ダッシュボードから「保持」→「カスタムルール」→「作成」をクリックします。
ステップ3:サービスとして「グループ」を選択し、「次へ」をクリックします。
ステップ4:保持ルールを適用するグループを選択し、その後「次へ」をクリックします。
ステップ5:このルールの適用条件として、カスタム保持ルールによって対象となるメッセージの日付範囲や条件も選択できます。
ステップ6:メッセージを保持する期間を選択してください:
ステップ7:保持期間を設定した場合、保持期間終了後にメッセージに対して行う操作を選択してください。
→ 削除済みメッセージのみを消去:このオプションは、既に削除された期限切れメッセージを消去します。ユーザーは、これらにアクセスできず、保持することができません。
→ グループの会話と削除済みメッセージを消去:このオプションは、削除されていない会話にあるメッセージを含む、すべての期限切れメッセージを消去します。ユーザーが保持したいメッセージも消去される可能性があります。
注意:保持期間を設定すると、Vaultは保持ルールを作成した際に、保持期間を過ぎたファイルを直ちに削除してしまいます。適切に設定されていない場合、削除されるべきでないデータが削除される可能性があります。
ステップ8:「作成」をクリックし、設定を確認してください。
ステップ1:Google Vault.にログインします。
ステップ2:「保持」をクリックします。デフォルトルールのリストが表示されます。
ステップ3:「グループ」アイコンをクリックします。
ステップ4:メッセージを保持する期間を選択します。
ステップ5:「保存」をクリックします。
ステップ6:設定を確認し、「承諾」をクリックしてルールを保存します。
注意:ホールドは保持ルールを上書きします。そのため、ホールドされたデータは保護され、通常のデータガバナンスルールのもとでは破棄されません。
ステップ1:管理者アカウントでGoogle Vaultにサインインします。
ステップ2:「案件」をクリックします。
ステップ3:新しい案件を作成するか、既存の案件を開きます。
ステップ4:「記録保持」をクリックします。
ステップ5:「作成」をクリックします。
ステップ6:記録保持の名前を入力し、「サービスの選択」-「グループ」をクリックします。
ステップ7:記録保持の適用範囲として特定のグループまたはすべてのグループを選択し、検索条件(送信日、受信日、キーワード)を追加します。
ステップ8:「作成」をクリックします。
注意:管理者は、ホールドを削除することで解除することができます。
SysCloudのようなサードパーティのバックアップアプリケーションは、自動化されたバックアップ、ユーザー間のリストア、ワンクリックでのリストアを提供し、Googleグループのメッセージのバックアップとリストアをより簡単にします。
ユーザー削除:管理者がユーザーアカウントを削除すると、そのユーザーに関連するすべてのグループやメッセージは、保持ルールや訴訟ホールドの対象であっても完全に削除されます。一方で、SysCloudのバックアップは、追加費用なしで、ユーザーが削除された後もバックアップされたすべてのグループやメッセージを保持します。
復旧機能がない:保持ルールとホールドの対象となるメッセージは、Google Vaultからエクスポートのみ可能であり、復旧はできません。SysCloudは、組織がメッセージを自社のアカウントやGoogle Workspaceの別のユーザーアカウントに復旧することを可能にします。
Googleの障害:予期しないGoogleの障害により、データが数時間アクセスできない状態になることがあります。VaultはGoogleのサービスであるため、障害時にはあまり役立ちません。
公開日:2021年12月7日
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