Googleグループにおけるデータ保持ガイド

1. はじめに

2. Googleグループにおけるデフォルトのデータ保持

• 組織データを無期限または一定期間保持します。

• 電子情報開示（eDiscovery）のために、組織データを保持、ホールド、検索、およびエクスポートします。

• 一定の期間経過後にデータを削除するための保持ルールを設定します。

2.1. VaultによるGoogleグループのデータ保持の種類

• カスタム保持ルール

• デフォルトの保持ルール

• Google VaultでGoogleグループの会話を保持、検索、またはエクスポートするためには、会話履歴を有効にしておく必要があります。

• Googleグループ内のデータ保持期間は、保持ルールを作成した日から始まるのではなく、メッセージが送信または受信された日から開始されます。

• デフォルトの保持期間が終了した際、Vaultはカスタム保持ルールによって保持されていない場合のみ、会話とグループを破棄します。

• グループ内で投稿されると同時に、メッセージや会話は、Vaultによるデータ保持、検索、およびホールドの対象となります。

• 保持ルール、ホールド、検索におけるメッセージのフィルタリングでは、グループのインデックスがメッセージごとに合計約1MBであることが目安です。

3. Google Vaultの保持ルールを使ってGoogleグループのデータを保護する方法

3.1. Google VaultでGoogleグループ用のカスタム保持ポリシーを設定します。

• ステップ1：Google Vault.にログインします。

• ステップ2：ダッシュボードから「保持」→「カスタムルール」→「作成」をクリックします。

• ステップ3：サービスとして「グループ」を選択し、「次へ」をクリックします。

• ステップ4：保持ルールを適用するグループを選択し、その後「次へ」をクリックします。

  → 組織内のすべてのグループにルールを適用する場合は、「すべてのグループ」を選択してください。

  → 組織内の一つまたは複数のグループにルールを適用する場合は、「特定のグループ」を選択してください。

• ステップ5：このルールの適用条件として、カスタム保持ルールによって対象となるメッセージの日付範囲や条件も選択できます。

• ステップ6：メッセージを保持する期間を選択してください：

  → 組織内の一つ以上のグループにルールを適用したい場合は、「特定のグループ」を選択します。

  → 一定期間経過後にメッセージを破棄するには、「保持期間」を選び、1日から36,500日までの日数を入力してください。

• ステップ7：保持期間を設定した場合、保持期間終了後にメッセージに対して行う操作を選択してください。

  → 削除済みメッセージのみを消去：このオプションは、既に削除された期限切れメッセージを消去します。ユーザーは、これらにアクセスできず、保持することができません。

  → グループの会話と削除済みメッセージを消去：このオプションは、削除されていない会話にあるメッセージを含む、すべての期限切れメッセージを消去します。ユーザーが保持したいメッセージも消去される可能性があります。

• ステップ8：「作成」をクリックし、設定を確認してください。

3.2. Google VaultでGoogleグループのデフォルト保持ルールを作成する

• ステップ1：Google Vault.にログインします。

• ステップ2：「保持」をクリックします。デフォルトルールのリストが表示されます。

• ステップ3：「グループ」アイコンをクリックします。

• ステップ4：メッセージを保持する期間を選択します。

• ステップ5：「保存」をクリックします。

• ステップ6：設定を確認し、「承諾」をクリックしてルールを保存します。

3.3. 保持ルールの対象となるグループ内の会話が削除された場合、どうなるのか？

3.4. eDiscoveryを使用してGoogleグループの会話を保護する方法

3.4.1. Google VaultのeDiscoveryでGoogleグループのメッセージにホールドをかける方法

• ステップ1：管理者アカウントでGoogle Vaultにサインインします。

• ステップ2：「案件」をクリックします。

• ステップ3：新しい案件を作成するか、既存の案件を開きます。

• ステップ4：「記録保持」をクリックします。

• ステップ5：「作成」をクリックします。

• ステップ6：記録保持の名前を入力し、「サービスの選択」-「グループ」をクリックします。

• ステップ7：記録保持の適用範囲として特定のグループまたはすべてのグループを選択し、検索条件（送信日、受信日、キーワード）を追加します。

• ステップ8：「作成」をクリックします。

3.4.2. ホールド中のグループが削除された場合、メッセージはどうなるのか

3.4.3. ホールド中のグループメッセージが削除された場合

4. 保持ルールとeDiscoveryホールドは、Googleグループのデータを保護する最適なバックアップソリューションなのか

4.1. バックアップに関してなぜGoogle VaultよりもSysCloudが選ばれるのか

• ユーザー削除：管理者がユーザーアカウントを削除すると、そのユーザーに関連するすべてのグループやメッセージは、保持ルールや訴訟ホールドの対象であっても完全に削除されます。一方で、SysCloudのバックアップは、追加費用なしで、ユーザーが削除された後もバックアップされたすべてのグループやメッセージを保持します。

• 復旧機能がない：保持ルールとホールドの対象となるメッセージは、Google Vaultからエクスポートのみ可能であり、復旧はできません。SysCloudは、組織がメッセージを自社のアカウントやGoogle Workspaceの別のユーザーアカウントに復旧することを可能にします。

• Googleの障害：予期しないGoogleの障害により、データが数時間アクセスできない状態になることがあります。VaultはGoogleのサービスであるため、障害時にはあまり役立ちません。